Keudan luottamushenkilöjohto vaihtoi paperit sähköisiin kokouksiin

Kulisseissa

Keudan yhtymähallitus siirtyi käyttämään kokouksissaan sähköistä järjestelmää vuoden 2014 alusta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esityslistoja ja niiden liitteitä ei enää lähetetä perinteisesti paperilla, vaan ne löytyvät luottamushenkilöiden verkkopalvelusta.

Sähköisen kokousjärjestelmän käyttöä varten yhtymähallituksen jäsenille hankittiin Microsoft Surface –tietokoneet. Uusien koneiden jako sekä niiden käyttökoulutus ja sähköisen kokousjärjestelmän koulutus pidettiin tammikuussa ennen tämän vuoden ensimmäistä kokousta.

Yhtymähallituksen koulutusMoni osallistuja sai ensimmäistä kertaa käsiinsä Surface‑koneen. Uuteen koneeseen tutustumisessa ja käytön opettelussa menikin yllättävän paljon aikaa.

Sähköiseen kokousjärjestelmään tutustuminen sujui helpommin, kun ensin saatiin kaikki osallistujat ”sisälle” järjestelmään. Muutamalla jäsenellä käyttäjätunnus ja salasana oli hävinnyt sähköpostin syövereihin. Toisaalta tästä me pääkäyttäjät saimme hyvää oppia käyttäjätunnusten ja salasanojen luomisessa ja muuttamisesta.

Uusien järjestelmien käyttöönotossa tulee aina tilanteita, joissa muutamat osallistujista oma-aloitteisesti etenee nopeammin kuin kouluttaja. Vaikka järjestelmäkoulutusta ei olisi vielä aloitettukaan, tulee kysymyksiä, miten toimitaan tai salista kuuluu ”ai, mä painoin jo sitä”. Tällaisissa tilanteissa punnitaan kouluttajan osaaminen ja rauhallisuus. Onneksi kouluttajamme osasivat asiansa ja saivat otettua ryhmän hyvin haltuun.

Mitä oli ennen sähköisen kokouksen käyttöönottoa; esityslistan ja liitteiden kokoaminen, kopiointi ja postitus. Jakeluna osallistujille ja tiedoksi sidosryhmille esityslista lähti 61 eri osoitteeseen.

Mitä on nyt; esityslista kootaan asianhallintajärjestelmässä ja julkaistaan liitteineen sähköisessä järjestelmässä, johon pääsevät yhtymähallituksen varsinaiset- ja varajäsenet. Muilla on mahdollisuus lukea esityslista Keudan nettisivuilta. Perinteistä postia ei enää käytetä.

Mitä hyötyä; kopiointi jää pois, säästyy aikaa ja rahaa. Kirjeposti jää pois; viive aineiston saatavuudessa häviää. Kokousaineistot on saatavissa paikasta ja ajasta riippumatta, tarvitaan vain toimiva nettiyhteys.

Nyt kun kaksi kokousta on takana, otetaan vielä ensiaskeleita uuden toimintatavan ja järjestelmän käytössä. Kohta jo mietimme, miten tulimme toimeen ilman sähköistä kokousjärjestelmää.

Mukavaa kevättä sekä antoisia hetkiä uuden oppimisen parissa!

Maarit Flinck, Asianhallintapäällikkö

 

Maarit Flinck

, ,

Kommentoi

  • (will not be published)

XHTML: Voit käyttää näitä tageja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>